Rigorile impuse de contextul epidemic au făcut ca multe dintre întâlnirile de afaceri să se mute în mediul on-line iar în acest mod, videoconferințele au căpătat o importanță majoră.

Astfel, participarea la o videoconferință cu partenerii de afaceri sau cu un client important presupune acum respectarea unor reguli de etichetă pe care ți le prezentăm în cele ce urmează.

Elementele de fundal

Atunci când ai o întâlnire importantă on-line cu unul sau mai mulți interlocutori, este mai puțin important modul în care ți-ai amenajat biroul, cât elementele de fundal care apar în spatele tău. Astfel, trebuie să ai grijă să nu apară în cadru detalii deranjante cum ar fi un perete cu tencuiala crăpată sau pătată de igrasie, un dulap cu ușile deschise sau un birou cu documente aruncate de-a valma.

Foarte important este și scaunul pe care stai, care trebuie să fie unul de birou, fără defecte vizibile cum ar fi tapițeria ruptă sau descusută pe spătar. În cazul în care scaunul tău vechi nu mai arată foarte bine încât să-l poți folosi la o videoconferință, intră pe scauneonline.ro, dacă vrei un scaun de birou de calitate.

Ținuta

Chiar dacă participi la videoconferință de acasă, evident că nu poți să te prezinți în fața interlocutorilor în trening sau halat de casă. Ținuta trebuie să fie una office, ca în cazul întâlnirilor face-to-face, pentru că astfel arăți respect partenerilor tăi.

Nu te risca să te îmbraci în cămașă, sacou și pantaloni scurți, în ideea că vei apărea în cadru doar de la mijloc în sus, pentru că nu știi ce se poate întâmpla în timpul videoconferinței. Ai putea fi nevoit, dintr-un motiv sau altul, să te ridici de pe scaun, iar atunci vei fi protagonistul unui moment penibil care ți-ar putea afecta serios imaginea.

Luminozitatea

Trebuie să te asiguri că lumina cade bine în cadru, astfel încât să ofere o bună vizibilitate interlocutorilor și să nu te deranjeze în timpul ședinței. Chiar dacă poziția ideală la birou este cu spatele la fereastră, atunci când ești în videoconferință, aceasta nu este indicată, pentru că soarele va bate în cameră, iar partenerii de discuție nu vor vedea mai nimic.

Nici lumina lămpii din tavan nu te avantajează, cea mai bună sursă fiind lumina naturală, care să bată dintr-o parte. În lipsa luminii naturale, poți folosi și o lampă de birou sau un proiector, poziționate în lateral.

Tehnica de comunicație

Un sistem profesional de videoconferință este ideal, însă este și foarte costisitor, iar multe companii nu au investit pe acest palier, pentru că nu a reprezentat o prioritate până acum. În lipsa unui astfel de sistem te poți descurca și cu laptopul, calculatorul de pe birou sau chiar telefonul mobil, însă mai ai nevoie de câteva dotări.

Laptopul și telefonul sunt dotate cu camere proprii, pe care le poți folosi în cadrul videoconferinței, însă dacă utilizez calculatorul de birou, ai nevoie de un webcam. Camera se plasează astfel încât să existe o bună încadrare, nici prea aproape, nici prea departe de locul în care stai. De asemenea, trebuie plasată lângă ecranul monitorului, la nivelul ochilor, astfel încât să nu fii nevoit să privești în sus sau în jos când vorbești.

Mai ai nevoie de un set de căști cu microfon, pentru o bună calitate a sunetului.

Este bine să te afli într-o încăpere izolată fonic măcar parțial pentru ca zgomotele din exterior să nu deranjeze întâlnirea. De asemenea, înainte de a intra în videoconferință asigură-te că nu există riscul să fii întrerupt în mijlocul discuțiilor de câinele care vrea la plimbare sau de motanul care vrea să toarcă pe tastatură.