"Papetaria este mai importanta intr-un birou decat crezi, caci te ajuta atat la nivel de organizare si eficientizare a muncii, cat si la nivel de imagine. Prin urmare, reducerea necesarului de papetarie poate duce la ineficienta si timp pierdut, ce se transforma in bani irositi. In plus, pentru companii economiile nici nu ar fi foarte mari, avand in vedere ca, statistic, cheltuielile cu papetaria reprezinta 0,5% din cifra de afaceri anuala", spun oficialii distribuitorului de articole de papetarie Austral.

Ei propun un calcul simplu: sa presupunem ca o firma are 100 de angajati, cu un salariu mediu de 1500 ron, si o cifra de afaceri de 40 milioane ron. 0,5% cheltuiti lunar pe papetarie inseamna circa 16.000 ron.

Astfel, o reducere de 10% la aceste cheltuieli rezulta intr-o economie lunara de 1.600 ron (de la 16.000 la 14.400). In schimb, daca in urma consumului de papetarie mai putina sau de proasta calitate, angajatii ar incepe sa piarda numai 5 minute pe zi din cauza dezorganizarii, asta ar insemna ca pierderile lunare ale companiei vor fi de circa 2.800 ron, exprimate in valoarea timpului angajatilor raportat la salariul lor (10 minute pierdute inseamna peste 5.000 ron).

Pe de o parte, in opinia celor de la magazinul online papetarie.ro, exista mai multe metode inteligente de economisire. Sa le vedem:

- Separati articolele de birou in cele de tip investitii (distrugator, fiset metalic, seif, tavi documente, capsatoare, perforatoare) si cele de tip consumabile (pixuri, hartie, folii de protectie) si reduceti cu precadere cheltuielile pentru cele de tip consumabile;

- Nu mai tipariti orice e-mail, tipariti pe ambele fete ale unei file, folositi drept ciorne foile care nu va mai trebuie, printati alb-negru daca nu e neaparata nevoie sa printati color (diferenta este de pana la 20%). Tipariti documentele interne folosind optiunea „draft” – printarea este mai rapida si economica d.p.d.v. al tonerului/cartusului. Utilizati o marca de hartie de clasa A sau B– datorita gradului mai mare de opacitate puteti printa pe ambele parti.

- In loc sa trimiteti documentele pe fax, consumand hartie si cartuse, utilizati scanner-ul si e-mail-ul. In loc sa va cumparati o imprimanta, un scanner si un copiator, alegeti un multifunctional care incorporeaza cele 3 functii, iar in locul unui telefon si al unui fax – un telefon cu fax.

- Folositi bibliorafturile si cutiile de arhivare la capacitatea maxima, reutilizati-le pe acelea care sunt intr-o forma acceptabila si puneti-le doar etichete noi. Bibliorafturile din PVC sau polipropilena, cum sunt cele din gama Forster, dureaza mai mult decat cele din carton si au mecanismul de arhivare mai rezistent, deci le puteti refolosi mult timp. Alternativ, inlocuiti de tot bibliorafturile cu combinatia alonje+cutii de arhivare;

-Un capsator metalic care capseaza intre 2 si 30 de file este aparent mai scump, dar este mai durabil in timp si nu necesita sa cumparati mai multe tipuri de capse. Daca alegeti totusi un capsator care nu este performant, cel putin folositi capse de calitate. Capsele ieftine se rup foarte usor, se indoaie, nu capseaza eficient si blocheaza capsatorul la utilizare, iar deblocarea acestuia este foarte dificila. Raportul capselor ieftine ineficiente dintr-o cutie economica este de peste 2 : 1;

- Renuntati la arhivarea in dosare si folositi separatoarele de documente pentru a organiza foile in cutiile de arhivare sau bibliorafturi. Astfel economisiti si spatiu, nu doar bani;

- Achizitionati produsele la unitati de ambalare avantajoase: bibliorafturile - 50/cutie, benzile adezive - 6, 8, 12/set, creioanele - 12/cutie, etc., deoarece pretul este mai mic decat daca le-ati cumpara la bucata; acelasi lucru este valabil si pentru cartusele de imprimare;

- Achizitionati CD-urile si DVD-urile bulk si puneti-le, individual, in plicuri de hartie – e mai economic asa. Iar daca le cumparati pe cele reinscriptibile, le puteti refolosi.

Metodele neinteligente de economisire din papetarie

De asemenea, exista si nenumarate metode ineficiente de economisire din papetarie, care, pe langa ca sunt fara prea mare rezultat economic, aduc si daune in procesul de organizare si chiar de imagine. Asfel, evitati:

- Sa utilizati materiale de prezentare de proasta calitate care va afecteaza imaginea, cum ar fi tiparirea prezentarilor sau a ofertelor pe hartie de proasta calitate si distribuirea lor intr-un dosar ieftin, usor deteriorabil, care va ajunge in cel mai scurt timp in cosul de gunoi;

- Sa utilizati o hartie de copiator „ieftina” (offset). Producatorii de imprimante si copiatoare ne avertizeaza ca aceasta se blocheaza mai des, provoaca uzura prematura a echipamentelor (tamburul de imprimare) si conduce la consum mai mare de toner/cerneala;

- Sa ignorati complet calitatea in favoarea pretului . Chiar va ajuta foarfecele care nu taie, pasta corectoare care nu acopera, lipiciul care nu lipeste...? Nu va trebui apoi sa cumparati altele? Mai bine cumparati din prima niste articole de papetarie de calitate.